Privacybeleid

PRIVACY STATEMENT BE KIND GASTOUDERSERVICE 1.1

VOOR WIE GELDT DEZE PRIVACY STATEMENT?

Be Kind Gastouderservice is een geregistreerd lokaal gastouderbureau. Hierdoor verwerken we centraal persoonsgegevens. In deze uitgebreide Privacy statement wordt naast de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ook aandacht geschonken aan het gebruik van cookies, Google Analytics en Sociale Media.

AVG ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING

Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijke persoon moet gaan, houdt in dat gegevens van overleden personen of van organisaties geen persoonsgegevens zijn.

Uitzonderingen voor kinderopvang
Allereerst is het handig om te weten dat voor de kinderopvang een aantal uitzonderingen zijn gemaakt op de AVG. Zonder deze uitzonderingen zou het onmogelijk zijn om kinderopvang binnen de kaders van de wet uit te voeren. Zo mag een kinderopvangorganisatie meer gegevens van kinderen vastleggen dan bijvoorbeeld een sportvereniging of bibliotheek. Voor het verantwoorden van kinderopvang zijn een aantal zogenaamde bijzondere persoonsgegevens nodig, zoals het BSN. Daarnaast kan het ook relevant zijn om de geloofsovertuiging van een kindje te kunnen registreren, omdat dit gevolgen kan hebben voor de opvang. Kijk voor de volledige lijst met aanvullende bepalingen op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl.
Wij maken onderscheid tussen verschillende groepen persoonsgegevens met verschillende doeleinden. Het volledige overzicht  vindt u onderaan deze Statement. Wat voorop staat is dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de opvang of begeleiding en dat de doeleinden van het gebruik van de gegevens bij u bekend zijn.

Verwerkers en partners

Er zijn drie grote spelers in de AVG: de betrokkene, de verantwoordelijke en de verwerker.
• Een betrokkene (ouder, kind en gastouder) is de natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, dat is degene waar de persoonsgegevens over gaan.
• De verantwoordelijke (Gastouderbureau) is degene die het doel en de middelen voor het verwerken van de persoonsgegevens bepaalt. Dit kan een natuurlijke persoon of rechtspersoon zijn maar ook een overheidsinstantie, een dienst of ander orgaan. Ook kan het een combinatie van deze partijen zijn die samen het doel van de verwerking bepalen.
• De verwerker (bv automatisering, bemiddelingsmedewerker) is de partij die de persoonsgegevens verwerkt namens de verantwoordelijke. Dit kan, zoals bij de verantwoordelijke, ook een natuurlijke persoon zijn of een rechtspersoon, overheidsinstantie of een ander orgaan.
Verwerkersovereenkomsten zijn met alle verwerkende partijen afgesloten. In deze verwerkersovereenkomst staan:
• Onderwerp en duur van de verwerking
• Aard en doel van de verwerking
• Het soort persoonsgegevens en de categorieën betrokkenen
• De rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke
• Verder dienen bepalingen opgenomen te worden over onder meer vertrouwelijkheid, beveiliging, sub-verwerkers, de rechten van betrokkenen, het wissen van gegevens en audits.

Met de GGD en Belastingdienst hebben we geen verwerkersovereenkomst nodig, omdat zij een wettelijke grondslag hebben om de gegevens te verwerken.

Sociale media beleid

Bij volgen van onze sociale media pagina’s volgen wij de Privacy richtlijnen van de volgende aanbieders: Google+ , Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn, YouTube en Twitter.

In kaart brengen websitebezoek

Be Kind Gastouderservice kan gebruik maken van functionele en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Be Kind Gastouderservice gebruikt enerzijds cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en uw voorkeursinstellingen onthouden. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren en website bezoek analyseren (hiervoor gebruiken we Google Analytics). Deze informatie bevat, naast het IP-adres van de bezoeker, geen naam- of adresgegevens of andere persoonlijke gegevens.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor een toelichting https://veiliginternetten.nl/

Privacy principes Be Kind Gastouderservice

Om aan bovenstaande uitgangspunten te voldoen hanteren wij de volgende privacy principes:

  • Een verwerking van Persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke grondslagen zoals genoemd AVG Algemene Verordening Gegevensbescherming
    • Toestemming van de betrokken persoon.
    • De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
    • De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.
    • De gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen.
    • De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de vervulling van service en functie als Gastouderbureau.
    • De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen.
  • Persoonsgegevens worden nooit voor commerciële doeleinden doorverkocht aan derden.
  • Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.
  • Deze doeleinden zijn concreet en voorafgaand aan de Verwerking geformuleerd.
  • Bij een Verwerking van Persoonsgegevens blijft de hoeveelheid en het soort gegevens beperkt tot de Persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het specifieke doeleinden. De gegevens dienen met het oog op dat doel toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig te zijn.
  • Verwerking van Persoonsgegevens gebeurt op de minst ingrijpende wijze en dient in redelijke verhouding te staan tot het beoogde doeleinde.
  • Er worden maatregelen getroffen om zoveel mogelijk te waarborgen dat de te verwerken Persoonsgegevens juist en actueel zijn.
  • Persoonsgegevens worden adequaat beveiligd volgens de geldende beveiligingsnormen.
  • Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
  • Persoonsgegevens worden niet langer verwerkt dan noodzakelijk is voor de doeleinden van de Verwerking, hierbij worden de van toepassing zijnde bewaar- en vernietigtermijnen in acht genomen. Voor fiscale gegevens hanteren wij de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.
  • Iedere Betrokkene heeft recht op inzage respectievelijk verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de in de afzonderlijke Verwerkingen hem betreffende Persoonsgegevens, en heeft het recht van verzet. Dit punt wordt grotendeels opgelost door inzicht in het Portaal van Portabase. Overige persoonsgegevens kunnen opgevraagd worden via info@bekind.nl.
  • De instelling kan aan Betrokkenen op transparante wijze verantwoording afleggen over welke gegevens er allemaal verzameld worden en over de verwerkingen daarvan en de daarbij gehanteerde principes.
  • Meldplicht datalekken. In geval van een datalek of beveiligingsincident worden passende maatregelen getroffen. Onder datalekken valt een inbraak in een databestand (hacken), maar ook een kwijtgeraakte USB-stick, een gestolen laptop, een laptop die in de trein is blijven liggen of een brand in een datacentrum.
  • Misbruik van gegevens voorkomen we door zo veel mogelijk digitaal te werken.
    • Laptops zijn beveiligd met een sterk wachtwoord en worden regelmatig vervangen.
    • In onze cloud worden persoonlijke gegevens opgeslagen.
    • Medewerkers gebruiken geen USB-sticks om persoonsgegevens op te slaan,
    • Eventuele papieren gegevens worden veilig opgeborgen.
    • In een telefoongesprek vermelden we dat we gegevens gaan noteren in het systeem.

Vragen, reacties en klachten

Functionaris Gegevensbescherming

Omdat binnen de kinderopvang veelvuldig met bijzondere persoonsgegevens wordt omgegaan, zijn grote kinderopvangorganisaties verplicht om een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen. Dat is iemand binnen de organisatie die goed op de hoogte is van de AVG en het interne privacy beleid controleert. Wij werken kleinschalig, maar vinden het toch belangrijk een aanspraakpunt te hebben met deze kennis. Contact via info@bekind.nl

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op via de mail info@bekind.nl 

Overzicht persoonsgegevens, categorieën, betrokkenen en doeleinden.

Voor het uitoefenen van onze functie als Gastouderbureau vragen we verschillende persoonsgegevens van u die vervolgens worden opgeslagen. Zoals u in onze Privacy Statement op de website kunt lezen moeten we aangeven welke gegevens, hoe wij met deze gegevens omgaan en voor wat voor doeleinden we de gegeven gebruiken.

De persoonsgegevens die wij hebben opgeslagen per Categorie:

  1. Opvang en gerelateerde gegevens:

Voor een aanmaken van contracten die voldoen aan de wettelijk enorm slaan wij een aantal van uw gegevens op.

  • Achternaam
  • Voorletters
  • Voorvoegsels
  • BSN
  • Straatnaam
  • Huisnummer
  • Postcode
  • Woonplaats
  • E-mail
  • Telefoonnummer
  • Geboortedatum
  • Vaccinaties
  • Ziekenkostenverzekeraar
  • WA verzekeraar
  • Gegevens huisarts en tandarts

Verwerkers: Atane (Portabase), GGD, Belastingdienst, verwerking vastgelegd in overeenkomst, wettelijke bepalingen of algemene voorwaarden. Duur van verwerking: Tot begeleiding van samenwerking Be Kind Gastouderservice en verwerker is beëindigd. Bij fiscale verwerking houden wij daarna nog een bewaartermijn van 7 jaar in acht.

Ook bewaren wij adres- en contactgegevens van ouders en gastouders, omdat wij de opvanglocaties moeten kunnen bezoeken en u moeten kunnen benaderen voor evaluaties. We registreren alleen bij uitzondering bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld gegevens met betrekking tot geloofsovertuiging, etnische afkomst, seksuele voorkeur of gezondheid. Wij registeren dergelijke gegevens alleen indien wij dit nodig achten met het oog op de uitvoering van de opvang, de gezondheid van gastkinderen of het kunnen aanbieden van geschikte opvang, en alleen met uitdrukkelijke toestemming van de klant.

  • Financiële gegevens

Daarnaast bewaren wij gegevens van rekeninghouders voor de incasso’s van de opvang- en bureaukosten. Momenteel maakt Be Kind Gastouderservice geen gebruik van automatische incasso’s maar kan dat in de toekomst wel tot de mogelijkheden behoren.

  • Maandelijks opvangfacturen en de door u geregistreerde uren
  • IBAN
  • Registratienummer
  • De gegevens die op uw legitimatiebewijs staan
  • Voorletters en achternaam van alle gekoppelde personen in het personenregister.

Verwerkers: Atane (Portabase), GGD, Belastingdienst, Verwerking vastgelegd in overeenkomst, wettelijke bepalingen of algemene voorwaarden.
Duur van verwerking: Tot begeleiding van samenwerking Be Kind Gastouderservice en verwerker is beëindigd. Bij fiscale verwerking houden wij daarna nog een bewaartermijn van 7 jaar in acht.

  • Beeldmateriaal

Voor marketing doeleinden plaatsen wij in overleg met de betrokkene beeldmaterieel op Sociale media of zoekmachine voor gastouders.

  • Profielfoto, video of foto opvanglocatie

Verwerkers: Be Kind Gastouderservice
Verwerking vastgelegd in overeenkomst
Duur van verwerking: Tot begeleiding van samenwerking Be Kind Gastouderservice en verwerker is beëindigd

  1. Service gerelateerde gegevens:

Om onze volledige service en begeleiding als Gastouderbureau te kunnen bieden vragen en bewaren we ook gegevens  t.a.v. opleidingen en opvangsituaties;

  • Diploma’s
  • Risico inventarisatie Opvanglocatie
  • Basis informatie opvanglocatie; beschikbaarheid, korte omschrijving gastouder en locatie.
  • Gegevens huisgenoten en structureel aanwezigen

Verwerkers: Be Kind Gastouderservice
Verwerking vastgelegd in overeenkomst
Duur van verwerking: Tot begeleiding van samenwerking Be Kind Gastouderservice en verwerker is beëindigd.